Mice (Meeting Incentive Converence Exhibition)

Mice (Meeting Incentive Converence Exhibition) : Definisi, Bentuk dan Faktor yang Dipertimbangkan Dalam Pelaksanaan Mice

Posted by admin

Pengertian MICE :

Menurut Pendit (1999:25), Mice diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendikiawan dsb) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

Sedangkan menurut Kesrul (2004:3), Mice sebagai suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan sekelompok orang secara bersama-sama, rangkaian kegiatannya dalam bentuk meetings, incentive travels, conventions, congresses, conference dan exhibition.

Bentuk Mice :
1. Meeting
Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan. Meeting merupakan suatu kegiatan yang termasuk di dalam MICE.
Menurut Kesrul (2004:8), Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang kerja sama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan kemasyarakatan.
Menurut Kesrul (2004:3), “Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan orang secara bersama-sama”.
2. Incentive
Undang-undang No.9 tahun 1990 yang dikutip oleh Pendit (1999:27), Menjelaskan bahwa perjalanan insentive merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.
Menurut Kesrul (2004:18), bahwa insentive merupakan hadiah atau penghargaan yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada karyawan, klien, atau konsumen. Bentuknya bisa berupa uang, paket wisata atau barang.
Menurut Any Noor (2007:5) yang dikutip dari SITE 1998 dalam Rogers 2003, juga memberikan definisi mengenai incentive adalah incentive travel is a global management tool that uses an exceptional travel experience to motivate and/or recognize participants for increased levels of performance in support of the organizational goals.
3. Conference
Menurut (Pendit,1999:29), Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi dalam bahasa Indonesia yang mengandung pengertian sama.
Dalam prakteknya, arti meeting sama saja dengan conference, maka secara teknis akronim mice sesungguhnya adalah istilah yang memudahkan orang mengingatnya bahwa kegiatan-kegiatan yang dimaksud sebagai perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sebuah meeting, incentive, conference dan exhibition hakekatnya merupakan sarana yang sekaligus adalah produk paket-paket wisata yang siap dipasarkan. Kegiatan-kegiatan ini dalam industri pariwisata dikelompokkan dalam sati kategori, yaitu mice.
Menurut Kesrul, (2004 :7), Conference atau konferensi adalah suatu pertemuan yang diselenggarakan terutama mengenai bentuk-bentuk tata karena, adat atau kebiasaan yang berdasarkan mufakat umum, dua perjanjian antara negara-negara para penguasa pemerintahan atau perjanjian international mengenai topik tawanan perang dan sebagainya.
4. Exhibition
Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal ini diatur dalam Surat Keputusan Menparpostel RI Nomor KM. 108 / HM. 703 / MPPT-91, Bab I, Pasal 1c, yang dikutip oleh Pendit (1999:34) yang berbunyi “ Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebar luaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata
Menurut Kesrul (2004:16), exhibition adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersama-sama yang diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel, dimana sekelompok produsen atau pembeli lainnya dalam suatu pameran dengan segmentasi pasar yang berbeda.

Pertimbangan pelaksanaan Mice
Menurut Kesrul (2004:9), dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Penetapan lokasi dan ruang MICE
a. Dalam penentuan terjadi 2 kemungkinan sebagai berikut :
- Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya. Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut.
- Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan, misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi.
b. Pertimbangan tempat penyelenggara secara geografis dengan spread of the person attending : terlalu jauh dari tempat peserta, kecuali khususnya seperti no.1b, peserta yang memerlukan sekali seminar dan konferensi tersebut.
c. Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar.

2. Perlengkapan fasilitas MICE
Menurut Kesrul (2004:90) Perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari pertemuan atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku umum.Dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan perlu memahami dengan seksama beberapa hal berikut :
- Jenis pertemuan dan lamanya
- Jumlah peserta
- Jumlah ruangan yang dibutuhkan
- Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan
- Bentuk pengaturan tempat duduk
- Akomodasi peserta mice

3. Penanganan transportasi
Meeting planer atau PCO bertanggung jawab dalam pengaturan transportasi bagi keseluruhan peserta MICE. Menurut Kesrul (2004:104), ada enam point dalam pengaturan transportasi yaitu :
- Transprtasi udara
- Airport shuttle service
- Multiple property shuttle
- VIP transportation
- Local tour
- Staff transportation.

4. Pelayanan makanan dan minuman
Menurut Kesrul (2004:113), Mengemukakan bahwa agar acara pertemuan atau konferensi berjalan dengan lancar dan mengurangi complaint makanan dan minuman. Seorang meeting manager perlu memeriksa lokasi dan penempatan reguler food and beverage, room service and banquet capabilities. Evaluasi kualitas makanan dan minuman meliputi appearance and attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi makanan dan minuman pada saat ramai (peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stok pelayanan dan keterampilan. Termasuk harga yang sesuai dengan penawaran, di samping itu apakah perlu melakukan pemesanan terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani permintaan khusus atau tambahan menyangkut lay out dan jenis makanan dan minuman.

5. Akomodasi
Berikut ini daftar penanganan akomodasi yang harus di cek:
- Akomodasi sesuai harapan peserta
- Penginapan : Jumlah kamar, tipe kamar dan tempat tidur
- Kamar gratis untuk panitia atau komite : jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar
- Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi : jumlah, tipe, dan harga

Tip Wisata Seorang Diri

Melakukan perjalanan wisata akan terasa menyenangkan jika dilakukan bersama-sama, dengan keluarga atau para sahabat. Meskipun demikian, perjalanan wisata seorang diri juga tidak kalah mengasyikkan. Kita dapat menentukan sesuka hati ke mana akan pergi tanpa perlu banyak kompromi.

1. Mudahkan diri
Bepergian seorang diri memang bisa membuat seseorang menentukan destinasi sesuka hati. Namun, ini bukan berarti kita bisa menjelajah ke pedalaman Papua tanpa pernah ke sana sebelumnya, atau pergi ke benua yang jauh di sana. Ada baiknya untuk mengunjungi destinasi yang pernah didatangi sebelumnya. Atau, jika memang ingin ke tempat baru, bergabunglah dengan grup lain yang juga menuju ke sana.

2. Matangkan rencana
Buat rencana perjalanan sebaik dan sematang mungkin. Manfaatkan fasilitas Internet untuk mencari titik-titik wisata terbaik. Pergi sendiri memang bisa mengikuti mau sendiri. Namun, bukan berarti kita tidak tahu tempat apa yang akan dituju. Selain itu, cari tahu mengenai perbedaan zona waktu. Akan jadi membingungkan jika mendarat di tempat tujuan ketika tengah malam.

3. Jadilah egois sesekali
Duduk di taman selama berjam-jam atau mengunjungi lima restoran dalam satu hari. Lewatkan museum atau destinasi yang biasa dikunjungi. Salah satu hal paling menyenangkan dari bepergian sendirian adalah kita dapat melakukan apa pun yang kita mau. Jadi, biarkan diri menjadi sedikit serakah dan egois.

4. Waspada dan pahami lingkungan tujuan wisata
Hindari mengenakan pakaian yang terlalu mengumbar aurat di daerah-daerah yang mayoritas penduduknya muslim. Lalu, tinggalkan pula aksesori yang mahal dan terlalu mencolok. Gunakan aksesori sewajarnya. Selain itu, jangan bawa serta gadget mahal. Dengan begitu, kita akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti pencurian.

5. Wisata sendiri bukan berarti menjadi penyendiri
Ada kalanya kita bingung dan tersesat di tengah perjalanan. Pergi sendirian bukan berarti kita tidak menanyakan arah yang benar untuk bisa kembali ke jalan yang benar. Bicaralah dengan orang-orang sekitar. Bahkan, dengan wisata sendiri, kesempatan berbicara dengan penduduk setempat menjadi lebih besar. Dengan begitu, informasi tentang keunikan tempat wisata juga banyak didapat atau bahkan bisa mendapatkan teman baru.

6. Tetap berhubungan
Tetap jaga hubungan dengan keluarga atau sahabat selama dalam perjalanan wisata. Jika terjadi sesuatu dengan kita, keluarga dan sahabat akan selalu ada.

Tips Wisata Keluarga

Tips Wisata Keluarga agar mendapatkan liburan yang aman dan tidak mempunyai banyak resiko kecelakaan yang memang bisa terjadi karena kelalaian manusianya sendiri. Dengan menggunakan panduan tips wisata keluarga Anda bisa mengamankan seluruh anggota keluarga Anda dari kejadian yang tidak diinginkan. Selain itu mengikuti petunjuk tips wisata keluarga sangat bisa memberikan keamanan dalam perjalanan pada saat di tempat wisata maupun sebelum merencanakan liburan.

1.       Rencana

Planning atau rencana sangat dibutuhkan jika Anda akan berwisata dengan keluarga Anda, membawa banyak anggota keluarga menjadikan Anda sebagai kepala rumah tangga atau menjadi penanggung jawab dalam wisata keluarga tersebut. Rencanakan mau berwisata dimana tujuannya apa, dan yang pasti jangan sampai Anda ketempat tujuan yang salah satu keluarga Anda mengalami serangan penyakit jika pergi ketempat itu. Contoh salah satu anggota keluarga Anda alergi dingin Anda berwisata bersama ke puncak, bisa dibayangkan tersiksanya orang terserang alergi dingin.

2.       Bawa yang penting

Meminimalisasi bawaan karena membutuhkna tempat duduk yang banyak di dalam mobil Anda, jangan sampai mobil Anda penuh denga barang bawaa padahal mobil tersebut tidak muat menampung seluruh anggota keluarga Anda. Jadi bawa yang penting kemudian pilih yang tidak begitu penting dan yang tidak penting tinggalkan saja dirumah.

3.       Obat – obatan

Siapa bilang tidak diperlukan membawa obat – obatan, kebanyakan tempat pariwisata di Indonesia belum difasilitasi dengan tempat kesehatan yang layak. Ada baiknya Anda yang mempersiapkan minimal P3K untuk pertolongan pertama keluarga Anda sebelum dibawa ke rumah sakit terdekat.

4.       Budget

Masalah biaya juga harus diperhitungkan dengan membawa banyak orang dalam wisata keluarga Anda tidak maukan kelihatan sangat minimalis liburannya, nah semua itu bisa disiasati dalam perencanaan budget atau anggaran yang Anda keluarkan saat berlibur.

Dengan keempat tips wisata keluarga tersebut Anda sudah sangat bisa mengamankan serta memberikan kesenangan terhadap seluruh anggota keluarga yang ikut dalam wisata tersebut. Selain itu dengan panduan ini diharapkan tetap berhati – hati karena kelalaian manusia bisa terjadi setiap saat, dan selamat berlibur bersama keluarga tercinta.

Tips Wisata Keluarga agar mendapatkan liburan yang aman dan tidak mempunyai banyak resiko kecelakaan yang memang bisa terjadi karena kelalaian manusianya sendiri. Dengan menggunakan panduan tips wisata keluarga Anda bisa mengamankan seluruh anggota keluarga Anda dari kejadian yang tidak diinginkan. Selain itu mengikuti petunjuk tips wisata keluarga sangat bisa memberikan keamanan dalam perjalanan pada saat di tempat wisata maupun sebelum merencanakan liburan.

1.       Rencana

Planning atau rencana sangat dibutuhkan jika Anda akan berwisata dengan keluarga Anda, membawa banyak anggota keluarga menjadikan Anda sebagai kepala rumah tangga atau menjadi penanggung jawab dalam wisata keluarga tersebut. Rencanakan mau berwisata dimana tujuannya apa, dan yang pasti jangan sampai Anda ketempat tujuan yang salah satu keluarga Anda mengalami serangan penyakit jika pergi ketempat itu. Contoh salah satu anggota keluarga Anda alergi dingin Anda berwisata bersama ke puncak, bisa dibayangkan tersiksanya orang terserang alergi dingin.

2.       Bawa yang penting

Meminimalisasi bawaan karena membutuhkna tempat duduk yang banyak di dalam mobil Anda, jangan sampai mobil Anda penuh denga barang bawaa padahal mobil tersebut tidak muat menampung seluruh anggota keluarga Anda. Jadi bawa yang penting kemudian pilih yang tidak begitu penting dan yang tidak penting tinggalkan saja dirumah.

3.       Obat – obatan

Siapa bilang tidak diperlukan membawa obat – obatan, kebanyakan tempat pariwisata di Indonesia belum difasilitasi dengan tempat kesehatan yang layak. Ada baiknya Anda yang mempersiapkan minimal P3K untuk pertolongan pertama keluarga Anda sebelum dibawa ke rumah sakit terdekat.

4.       Budget

Masalah biaya juga harus diperhitungkan dengan membawa banyak orang dalam wisata keluarga Anda tidak maukan kelihatan sangat minimalis liburannya, nah semua itu bisa disiasati dalam perencanaan budget atau anggaran yang Anda keluarkan saat berlibur.

Dengan keempat tips wisata keluarga tersebut Anda sudah sangat bisa mengamankan serta memberikan kesenangan terhadap seluruh anggota keluarga yang ikut dalam wisata tersebut. Selain itu dengan panduan ini diharapkan tetap berhati – hati karena kelalaian manusia bisa terjadi setiap saat, dan selamat berlibur bersama keluarga tercinta.

- See more at: http://www.wisata-id.com/2013/10/tips-wisata-keluarga.html#sthash.gkR6SRoi.dpuf

Tips Wisata Keluarga agar mendapatkan liburan yang aman dan tidak mempunyai banyak resiko kecelakaan yang memang bisa terjadi karena kelalaian manusianya sendiri. Dengan menggunakan panduan tips wisata keluarga Anda bisa mengamankan seluruh anggota keluarga Anda dari kejadian yang tidak diinginkan. Selain itu mengikuti petunjuk tips wisata keluarga sangat bisa memberikan keamanan dalam perjalanan pada saat di tempat wisata maupun sebelum merencanakan liburan.

1.       Rencana

Planning atau rencana sangat dibutuhkan jika Anda akan berwisata dengan keluarga Anda, membawa banyak anggota keluarga menjadikan Anda sebagai kepala rumah tangga atau menjadi penanggung jawab dalam wisata keluarga tersebut. Rencanakan mau berwisata dimana tujuannya apa, dan yang pasti jangan sampai Anda ketempat tujuan yang salah satu keluarga Anda mengalami serangan penyakit jika pergi ketempat itu. Contoh salah satu anggota keluarga Anda alergi dingin Anda berwisata bersama ke puncak, bisa dibayangkan tersiksanya orang terserang alergi dingin.

2.       Bawa yang penting

Meminimalisasi bawaan karena membutuhkna tempat duduk yang banyak di dalam mobil Anda, jangan sampai mobil Anda penuh denga barang bawaa padahal mobil tersebut tidak muat menampung seluruh anggota keluarga Anda. Jadi bawa yang penting kemudian pilih yang tidak begitu penting dan yang tidak penting tinggalkan saja dirumah.

3.       Obat – obatan

Siapa bilang tidak diperlukan membawa obat – obatan, kebanyakan tempat pariwisata di Indonesia belum difasilitasi dengan tempat kesehatan yang layak. Ada baiknya Anda yang mempersiapkan minimal P3K untuk pertolongan pertama keluarga Anda sebelum dibawa ke rumah sakit terdekat.

4.       Budget

Masalah biaya juga harus diperhitungkan dengan membawa banyak orang dalam wisata keluarga Anda tidak maukan kelihatan sangat minimalis liburannya, nah semua itu bisa disiasati dalam perencanaan budget atau anggaran yang Anda keluarkan saat berlibur.

Dengan keempat tips wisata keluarga tersebut Anda sudah sangat bisa mengamankan serta memberikan kesenangan terhadap seluruh anggota keluarga yang ikut dalam wisata tersebut. Selain itu dengan panduan ini diharapkan tetap berhati – hati karena kelalaian manusia bisa terjadi setiap saat, dan selamat berlibur bersama keluarga tercinta.

- See more at: http://www.wisata-id.com/2013/10/tips-wisata-keluarga.html#sthash.gkR6SRoi.dpuf

Tips Rafting

Kondisi tubuh.
Sebaiknya peserta arung jeram dalam kondisi berbadan sehat. Tidak masalah jika Anda tidak bisa berenang, namun sebaiknya utarakan kepada pemandu bahwa Anda tidak bisa berenang. Untuk usia peserta, kebijakan setiap operator berbeda-beda karena tergantung kondisi sungai dan tingkat kesulitan pengarungan. Di Arus Liar, anak-anak mulai dari usia 6 tahun bisa menjadi peserta arung jeram.

Pakaian.
Sebaiknya kenakan celana pendek dan kaus katun yang nyaman. Agar nyaman, kenakan sandal sebagai alas kaki. Sebaiknya gunakan sandal gunung daripada mengenakan sandal jepit.

Perlengkapan.
Gunakan helm pelindung dan jaket pelampung (life jacket). Pilih jaket sesuai ukuran tubuh Anda. Cari jaket yang pas di badan, tidak kesempitan maupun terlalu longgar. Jaket pelampung tersedia dalam beberapa ukuran dan bisa diatur.
Pilih helm dengan ukuran pas di kepala. Helm tersedia dalam beberapa ukuran. Cara memastikan helm yang pas adalah tali tidak menyeberang dagu, melainkan berada di bawah dagu. Tetapi jangan sampai tali terlalu sempit hingga menyakiti dagu Anda.

Pemanasan.
Tak ada salahnya Anda melakukan sedikit pemanasan sebelum melakukan arung jeram. Di beberapa operator arung jeram, hal ini seringkali jarang dilakukan. Namun tetap saja, arung jeram adalah olahraga. Jika pemanasan kurang, bisa-bisa di tengah mengayuh dayung, tangan Anda kram.

Posisi duduk.
 Duduklah di tepi perahu karet. Jangan di tengah ataupun di dasar perahu karet. Hal ini untuk memudahkan Anda menyeimbangkan tubuh. Ikuti instruksi di mana sebaiknya Anda duduk. Kadang posisi duduk diatur sesuai dengan berat badan peserta.
Anda bisa memilih duduk di sisi kiri atau sisi kanan. Ingatlah posisi duduk Anda karena berhubungan dengan cara mengayuh dayung dan instruksi saat mengayuh. Lalu jepit kaki di bagian dasar perahu. Ada kantung khusus untuk meletakkan kaki agar Anda tak mudah terjengkang.

Dayung.
Anda harus memperhatikan dengan benar cara membawa dan menggunakan dayung. Walau tampak hanya sebilah papan, salah-salah Anda bisa melukai diri sendiri maupun orang lain saat mendayung. Jika Anda duduk di sebelah kanan, genggam ujung dayung berbentuk “T” dengan telapak tangan kanan. Sementara tangan sebelah kiri menggenggam tengah-tengah tongkat dayung.

Mengayuh.
Sebelum memulai arung jeram, instruktur biasanya akan mengajarkan terlebih dahulu berbagai aba-aba. Di antaranya adalah instruksi “Maju” dan “Mundur”. Instruksi “Maju” yaitu dayung dikayuh ke arah dalam untuk membuat perahu maju. Sebaliknya dari arah dalam ke luar akan membuat perahu mundur dan diinstruksikan dengan aba-aba “Mundur”.
Untuk aba-aba mengayuh biasanya ada tambahan intruksi berupa “Kanan” dan “Kiri”. Hal ini untuk menunjuk ke orang yang bertugas mengayuh. Jadi, instruksi yang biasa diucapkan berupa “Kanan Maju, Kiri Mundur” atau “Kanan Mundur, Kiri Maju”. Kedua instruksi ini untuk membantu pemandu dalam membelokkan perahu ke kanan atau ke kiri.
Jadi misalnya “Kanan Maju, Kiri Mundur”, maka orang yang duduk di sebelah kanan segera mengayuh maju dayungnya, sementara orang yang duduk di kiri serentak mengayuh dayung mundur. Sebaliknya, instruksi “Kanan Mundur, Kiri Maju” maka orang yang duduk di kiri mengayuh dayung maju dan orang yang di sebelah kanan mendayung ke arah mundur.
Selain itu, terdapat pula aba-aba “Stop”. Jika Anda mendengar instruksi ini, maka angkat dayung Anda atau berhenti mengayuh dayung. Ada pula instruksi “Pindah Kanan” dan “Pindah Kiri”. Bila terdengar “Pindah Kanan”, maka orang di sebelah kiri segera pindah ke sisi kanan perahu, sementara orang di sebelah kanan tetap di posisinya. Begitu sebaliknya, jika terdengar instruksi “Pindah Kiri”.
Jika Anda mendengar instruksi “Boom”, maka instruksi ini dimaksudkan untuk menghindari jeram. Peserta segera mengangkat dayung dan badan merunduk ke dalam perahu, serta berpegangan pada perahu. Hal ini agar menjaga keseimbangan badan agar tidak terlempar ke sungai.

Saat terjatuh.
Bila Anda terlempar ke sungai, tetaplah tenang dan jangan panik. Namun, cara berenangnya tidak seperti berenang di kolam renang. Arahkan tubuh Anda menghadap ke atas atau bawa tubuh menjadi terlentang, seakan sedang berbaring di atas air.
Lalu arahkan tubuh sesuai arus sungai, jangan melawan arus atau membelakangi arus. Angkat kaki tinggi dan menghadap ke depan atau ke arah hilir sungai. Hal ini agar Anda mengetahui jika ada batu di depan Anda dan bisa menahannya dengan kaki.
Jika Anda terlempar cukup jauh, biasanya pemandu akan melempar tali sepanjang 20 meter. Peserta bisa menyambar tali tersebut dan akan ditarik menuju perahu.

Perahu terbalik.
Kadang saat arus deras atau memang disengaja, perahu akan terbalik. Di beberapa kejadian, peserta akan berada di dalam perahu yang terbalik. Suasana yang seketika gelap kadang membuat panik. Jika hal ini terjadi, tetaplah tenang.
Walau perahu terbalik, di perahu terdapat celah udara. Cobalah keluar dari balik perahu dengan cara menyelam. Namun sebenarnya di dalam perahu pun tetap aman. Hanya saja sebaiknya berusaha keluar agar tidak terkena batu. 

Event Management

Dasar Pengelolaan Event Management  

• Event itu menjual ide yang diwujudkan ke dalam sebuahn konsep event.  
• Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untukn dilaksanakan dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event.  
• Unik dan spektakuler, Memorable (berkesan)  
• Ada  penawaran istimewa  
• Ada yang ingin dilihat dan ditunggu
• Bermanfaat bagi semua orang  Bermula dari unsur Needs and Wants.
• Merupakan Tim Work.  Memadukan unsur Edukatif, Entertaimentn (Edutaiment).

What are events?  Event atau lebih dikenal sebagain special event didefinisikan sebagai fenomena yang muncul dari kejadian-kejadian yang sifatnya non rutin, yang di dalamnya ada unsur hiburan, budaya, personal (khusus) atau tujuan perusahaan yang merupakan bagian dari aktifitas normal/kehidupan sehari-hari.

Tujuannya adalah mencerahkan, merayakan, menghibur atau memberikan pengalaman sekelompok orang (Shone, Anton & Bryn Parry, Successful Event Management, 2004).

Definisi Event Management  

·         Merupakan salah satu pemasaran strategis dan alat komunikasi bagi perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil. Dari mulai peluncuran produk sampai konferensi pers.

·         Perusahaan membuat event promosi untuk membantu mereka berkomunikasi dengan klien dan calon klien. Mereka dapat mentargetkan audiens melalui media, dengan harapan mendapat liputan media yang mampu menjangkau ribuan bahkan jutaan orang. Mereka juga dapat mengundang audiens ke event mereka dan menjangkau mereka secara langsung.]

Alasan Perusahaan menggunakan Event Organizer

1.      Lebih hemat waktu

2.      Lebih hemat Tenaga (Sumber Daya Manusia)

3.      Anggaran dapat disesuaikan dengan budget.

Event Manager  

·         1. adalah orang yang merencanakan dan mengeksekusi suatu event.  

·         2. Manajer event dan timnya seringkali berada di balik layar selama event berlangsung.

·         3. Manajer event dapat  juga terlibat tidak hanya dalam hal perencanaan dan eksekusi dari suatu event, tapi 

          juga dalam membangun brand, merancang strategi marketing dan komunikasi.  

·         4. Manajer event adalah orang yang ahli dalam hal kreatif, teknis dan elemen logistik untuk membuat suatu

          menjadi event sukses.

·         5. Termasuk di dalamnya mendisain event, produksi audiovisual, scriptwriting, logistik, pembiayaan,    

         negosiasi dan tentu saja, pelayanan pelanggan. Ini merupakan profesi multidimensi.

Membuat judul event

Mulai dari yang Anda ingat dan sukai?

Mengundang tanyaada apa di event tersebut?

Mengundang animo orang untuk hadir?

•  MODAL UTAMA : Berani memulai dan relasi.  (Tempat, suplier, kontraktor, Media partner, organisasi pendukung)
• Modal Lainnya :

1.      Uang (Modal usaha atau Pinjaman)

2.      SDM (Team work yang solid)

3.      Klien (sponsor)

Kunci sukses sebagai Event organizer  

·         Motivasi

·         Database

·         Network

·         Permodalan dana segar yang cukup sampai BEP dan mampu pre-financing

·         SDM yang dinamis, mobile, hardworker  

·         Teamwork spirit

·         Creativity, imagination & Concept  

·         Individual skill yang tepat guna  

·         Tidak Gaptek

·         Personality yang baik

·         Inisiatif tinggi

·         Jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan

·         Pemahaman karakter dan culture

Event period  

·         Dimulai 24 jam sebelum jam acara dimulai (H-Hour minus 24 Hours)  

·         Ketahanan fisik dan stamina sangat diandalkan  

·         Manajemen operasional memegang peranan penting

·         Teamwork sangat berpengaruh  

·         Diperlukan Person-in Charge/project coordinator yang memiliki dedikasi kepemimpinan (Leadership)

·         Sebaiknya bekerja dengan daftar periksa (check list)  

·         Usahakan semua berlangsung tepat waktu (on-time)

Langkah-langkahdalam menyusun Event

·         Tetapkan tema Event

·         Amati pasar (studi Kelayakan)

·         Kumpulkan data base yang cukup

·         Tentukan SDM yang akan menjadi Tim dalam Event tersebut

·         Tetapkan lokasi dan waktu penyelenggaraan event

·         Penentuan kontraktor

·         Menentukan organisasi, media massa dan lembaga pendukung

·         Menentukan acara dan pendukung acara

·         Menentukan strategi pemasaran dan promosi

·         Menyusun dan menganalisa anggaran.

5 W + 1 H dalam panduan pembuatan Event  

·         Why (alasan event dibuat)  

·         Who (Siapa saja yang akan dilibatkan dalam event)  

·         When (kapan event tersebut dilaksanakan)

Where (lokasi event tersebut)  

What (apa yang disuguhkan event Itu)  

How (Bagaimana mempromosikan dan melaksanakan event tersebut )

Lokasi  

·         Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada.  

·         Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.)  

·         Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan.  

·         Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.

Pemilihan lokasi Event

·         Strategis (mudah dijangkau), akses dan ketersediaan alat tranportasi lokal

·         Terjaga kebersihan dan kenyamanan

·         Terjamin keamanan

·          Tersedianya lahan parkir yang memadai

·         Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin, ATM, mesin otorisasi kartu kredit, public telpon, press room.

Tema dan waktu  

·         Ikut trend atau menciptakan trend baru

·         Tema akan berpengaruh dalam memilih peserta dan menetapkan target pengunjung

·         Pemilihan tema akan berpengaruh terhadap sponsor/donatur yang akan berpartisipasi dalam sebah event.  

·         Timing harus tepat sesuai dengan tema

·         Waktu persiapan cukup

Data Basen

·         Dari katalog

·         Dari iklan di berbagai media massa

·         Dari Event atau pameran sebelumnya

·         Dari searching di Internet

·         Dari brosur-brosur

·         Dari buku kuning/Yellow pages

·         Dari literatur lainnya

·         Dan sumber lainnya.

Apakah lokasi menyediakan jasa boga  

·         Hotel biasanya mempunyai bagian banquet yang mengurus hal ini; sementara lokasi lainnya kadang kala menyediakan daftar rekanan catering.  

·         Prasmanan atau served (dibantu pelayan)  

·         Bagaimana pilihan menunya? Banyak variasinya?  

·         Hati-hati apabila kebutuhan untuk memilih vegetarian menu.  

·         Tanyakan pilihan makanan untuk peserta dari daerah tertentu termasuk pantangannya. Perhatikan pula pengolahan makanan dengan mayoritas umur dari peserta.

Acara  

·         Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi dengan  technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara  

·         Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu lintas (3-in-1 atau peak hours) dan sebagainya  

·         Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisin acara (performer, pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmen.  

·         Siapkan agenda alternatif (Plan “B” )Menggolkan proposal  

·         Konsep unik merupakan plus point

·         Target jelas

·         Promosi gencar dan merata sesuai dengan segmen yang dituju  

·         Lokasi mudah diakses  

·         Timing yang tepat

·         Fasilitas lengkap: Sarana parkir, kebersihan, Cara pembayaran (ATM), kartu kredit, dsb. Benefit jelas untuk para sponsor

Keberhasilan meraih sponsor

1.      Berkaitan dengan tema event

2.      Amati calon sponsor dari promosi yang pernah mereka lakukan kurang lebih 3 bulan belakangan

3.      Tanyakan langsung kemungkinan mereka berpartisipasi sebelum Anda mengajukan proposal (Tersediakan budget untuk event dalam program promosi mereka)

Pemanfaatan teknologi informasi  

·         Database – modal utama kegiatan untuk perolehan peserta, pengunjung, sponsor dsb.  

·         Direct e-mail sebagai pengganti directmail konvensional  Faxshoot- mekanisme otomatisasi untuk mengurangi human error, energi dan waktu  

·         Mailist – penyebar luasan infromasi secara massal tetapi langsung dengan mekanisme eMail  

·         Registration process yang kemudian menjadi masukan tambahan database.  

·         SMS Blast/Bomber

Scheduling/penjadwalan  

·         Berapa lama (bulan, hari, jam) persiapan sebuah event?  

·         Tahapan Kerja sebuah event (pre conditioning, pren event, event, post event)  

·         Target dan hasil akhir yang mau diraih

·         Atas permintaan persiapan event bisa dihentikan bila dalam perjalanan banyak terdapat kendala.  

·         Buatlah rangkaian perkerjaan itun mudah dan sederhana untuk dimengerti.

Stake Holders  

·         Media massa

·         Organisasi Profesi  

·         Perusahaan swasta

·         Instansi pemerintaha yang terkait  

·         Organisasi kemasyarakatan yang ada

·         Organisasi hobi  

·         Kalangan akademis

Advertising agenciesn5.  

·         Hotel,

·          travel,

·         catering

·         dan sebagainya

Dekorasi dan perlengkapan

·         Apakah dekorasi diperlukan?  

·         Apa tema dekorasi yang akan dipergunakan  

·         Dikerjakan sendiri, diserahkan ke EO atau ke Dekorator

·         Membuatnya atau menyewa yang sudah ada?  

·         Dekorasi apa yang  tersedia di lokasi  

·         Apa perlu koordinasi dengan tata lampu, tatansuara, penata pentas, pemandu acara dll.

  

Post Event  

·         Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya.

·         Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network, pengakuan/endorsement, dsb)  

·         Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat

·         Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis  

·         Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.

Press & media

·         Special deal with media relation/PR Firm

·         Press/News Release, Press Kit  

·         Press Conference/gathering

·         Press Center

·         Special admission Pas for Press

Printed Materials  

·         Invitation

·         Ticket

·         Site plan  Directory

·         Daily news letter

·         Phamphlets/poster/flyer/leaflet/folder,etc

PaS (promotion at Show)

·         Outdoor – Billboard, Petunjuk arah, Umbul-umbul, balon, dll.

·         Indoor – Vertical Banner, News clipping board, souvenir dsb.  

·         Electronic –n TV News, talk show, web site, advertisement  

·         Printed – iklan,n advertorial, berita dsb.

Evaluation  

1. Financial, participants, programn complaints, compliments, bussiness transaction, coment, request  

2. Prime target – Zero Compalint  

4. Second target – Profit at least Break Event Point.