Event Management

Dasar Pengelolaan Event Management  

• Event itu menjual ide yang diwujudkan ke dalam sebuahn konsep event.  
• Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untukn dilaksanakan dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event.  
• Unik dan spektakuler, Memorable (berkesan)  
• Ada  penawaran istimewa  
• Ada yang ingin dilihat dan ditunggu
• Bermanfaat bagi semua orang  Bermula dari unsur Needs and Wants.
• Merupakan Tim Work.  Memadukan unsur Edukatif, Entertaimentn (Edutaiment).

What are events?  Event atau lebih dikenal sebagain special event didefinisikan sebagai fenomena yang muncul dari kejadian-kejadian yang sifatnya non rutin, yang di dalamnya ada unsur hiburan, budaya, personal (khusus) atau tujuan perusahaan yang merupakan bagian dari aktifitas normal/kehidupan sehari-hari.

Tujuannya adalah mencerahkan, merayakan, menghibur atau memberikan pengalaman sekelompok orang (Shone, Anton & Bryn Parry, Successful Event Management, 2004).

Definisi Event Management  

·         Merupakan salah satu pemasaran strategis dan alat komunikasi bagi perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil. Dari mulai peluncuran produk sampai konferensi pers.

·         Perusahaan membuat event promosi untuk membantu mereka berkomunikasi dengan klien dan calon klien. Mereka dapat mentargetkan audiens melalui media, dengan harapan mendapat liputan media yang mampu menjangkau ribuan bahkan jutaan orang. Mereka juga dapat mengundang audiens ke event mereka dan menjangkau mereka secara langsung.]

Alasan Perusahaan menggunakan Event Organizer

1.      Lebih hemat waktu

2.      Lebih hemat Tenaga (Sumber Daya Manusia)

3.      Anggaran dapat disesuaikan dengan budget.

Event Manager  

·         1. adalah orang yang merencanakan dan mengeksekusi suatu event.  

·         2. Manajer event dan timnya seringkali berada di balik layar selama event berlangsung.

·         3. Manajer event dapat  juga terlibat tidak hanya dalam hal perencanaan dan eksekusi dari suatu event, tapi 

          juga dalam membangun brand, merancang strategi marketing dan komunikasi.  

·         4. Manajer event adalah orang yang ahli dalam hal kreatif, teknis dan elemen logistik untuk membuat suatu

          menjadi event sukses.

·         5. Termasuk di dalamnya mendisain event, produksi audiovisual, scriptwriting, logistik, pembiayaan,    

         negosiasi dan tentu saja, pelayanan pelanggan. Ini merupakan profesi multidimensi.

Membuat judul event

Mulai dari yang Anda ingat dan sukai?

Mengundang tanyaada apa di event tersebut?

Mengundang animo orang untuk hadir?

•  MODAL UTAMA : Berani memulai dan relasi.  (Tempat, suplier, kontraktor, Media partner, organisasi pendukung)
• Modal Lainnya :

1.      Uang (Modal usaha atau Pinjaman)

2.      SDM (Team work yang solid)

3.      Klien (sponsor)

Kunci sukses sebagai Event organizer  

·         Motivasi

·         Database

·         Network

·         Permodalan dana segar yang cukup sampai BEP dan mampu pre-financing

·         SDM yang dinamis, mobile, hardworker  

·         Teamwork spirit

·         Creativity, imagination & Concept  

·         Individual skill yang tepat guna  

·         Tidak Gaptek

·         Personality yang baik

·         Inisiatif tinggi

·         Jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan

·         Pemahaman karakter dan culture

Event period  

·         Dimulai 24 jam sebelum jam acara dimulai (H-Hour minus 24 Hours)  

·         Ketahanan fisik dan stamina sangat diandalkan  

·         Manajemen operasional memegang peranan penting

·         Teamwork sangat berpengaruh  

·         Diperlukan Person-in Charge/project coordinator yang memiliki dedikasi kepemimpinan (Leadership)

·         Sebaiknya bekerja dengan daftar periksa (check list)  

·         Usahakan semua berlangsung tepat waktu (on-time)

Langkah-langkahdalam menyusun Event

·         Tetapkan tema Event

·         Amati pasar (studi Kelayakan)

·         Kumpulkan data base yang cukup

·         Tentukan SDM yang akan menjadi Tim dalam Event tersebut

·         Tetapkan lokasi dan waktu penyelenggaraan event

·         Penentuan kontraktor

·         Menentukan organisasi, media massa dan lembaga pendukung

·         Menentukan acara dan pendukung acara

·         Menentukan strategi pemasaran dan promosi

·         Menyusun dan menganalisa anggaran.

5 W + 1 H dalam panduan pembuatan Event  

·         Why (alasan event dibuat)  

·         Who (Siapa saja yang akan dilibatkan dalam event)  

·         When (kapan event tersebut dilaksanakan)

Where (lokasi event tersebut)  

What (apa yang disuguhkan event Itu)  

How (Bagaimana mempromosikan dan melaksanakan event tersebut )

Lokasi  

·         Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada.  

·         Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building, convention center, dsb.)  

·         Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan.  

·         Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.

Pemilihan lokasi Event

·         Strategis (mudah dijangkau), akses dan ketersediaan alat tranportasi lokal

·         Terjaga kebersihan dan kenyamanan

·         Terjamin keamanan

·          Tersedianya lahan parkir yang memadai

·         Tersedia fasilitas lainnya seperti toilet, kantin, ATM, mesin otorisasi kartu kredit, public telpon, press room.

Tema dan waktu  

·         Ikut trend atau menciptakan trend baru

·         Tema akan berpengaruh dalam memilih peserta dan menetapkan target pengunjung

·         Pemilihan tema akan berpengaruh terhadap sponsor/donatur yang akan berpartisipasi dalam sebah event.  

·         Timing harus tepat sesuai dengan tema

·         Waktu persiapan cukup

Data Basen

·         Dari katalog

·         Dari iklan di berbagai media massa

·         Dari Event atau pameran sebelumnya

·         Dari searching di Internet

·         Dari brosur-brosur

·         Dari buku kuning/Yellow pages

·         Dari literatur lainnya

·         Dan sumber lainnya.

Apakah lokasi menyediakan jasa boga  

·         Hotel biasanya mempunyai bagian banquet yang mengurus hal ini; sementara lokasi lainnya kadang kala menyediakan daftar rekanan catering.  

·         Prasmanan atau served (dibantu pelayan)  

·         Bagaimana pilihan menunya? Banyak variasinya?  

·         Hati-hati apabila kebutuhan untuk memilih vegetarian menu.  

·         Tanyakan pilihan makanan untuk peserta dari daerah tertentu termasuk pantangannya. Perhatikan pula pengolahan makanan dengan mayoritas umur dari peserta.

Acara  

·         Susunlah dengan seksama dan terperinci – lengkapi dengan  technical Run Down termasuk durasi tiap mata acara  

·         Perhatikan waktu ibadah, jam-jam berkendaraan lalu lintas (3-in-1 atau peak hours) dan sebagainya  

·         Pilihan pemandu acara (MC) maupun pengisin acara (performer, pembicara) yang tepat sesuai kebutuhan acara dan segmen.  

·         Siapkan agenda alternatif (Plan “B” )Menggolkan proposal  

·         Konsep unik merupakan plus point

·         Target jelas

·         Promosi gencar dan merata sesuai dengan segmen yang dituju  

·         Lokasi mudah diakses  

·         Timing yang tepat

·         Fasilitas lengkap: Sarana parkir, kebersihan, Cara pembayaran (ATM), kartu kredit, dsb. Benefit jelas untuk para sponsor

Keberhasilan meraih sponsor

1.      Berkaitan dengan tema event

2.      Amati calon sponsor dari promosi yang pernah mereka lakukan kurang lebih 3 bulan belakangan

3.      Tanyakan langsung kemungkinan mereka berpartisipasi sebelum Anda mengajukan proposal (Tersediakan budget untuk event dalam program promosi mereka)

Pemanfaatan teknologi informasi  

·         Database – modal utama kegiatan untuk perolehan peserta, pengunjung, sponsor dsb.  

·         Direct e-mail sebagai pengganti directmail konvensional  Faxshoot- mekanisme otomatisasi untuk mengurangi human error, energi dan waktu  

·         Mailist – penyebar luasan infromasi secara massal tetapi langsung dengan mekanisme eMail  

·         Registration process yang kemudian menjadi masukan tambahan database.  

·         SMS Blast/Bomber

Scheduling/penjadwalan  

·         Berapa lama (bulan, hari, jam) persiapan sebuah event?  

·         Tahapan Kerja sebuah event (pre conditioning, pren event, event, post event)  

·         Target dan hasil akhir yang mau diraih

·         Atas permintaan persiapan event bisa dihentikan bila dalam perjalanan banyak terdapat kendala.  

·         Buatlah rangkaian perkerjaan itun mudah dan sederhana untuk dimengerti.

Stake Holders  

·         Media massa

·         Organisasi Profesi  

·         Perusahaan swasta

·         Instansi pemerintaha yang terkait  

·         Organisasi kemasyarakatan yang ada

·         Organisasi hobi  

·         Kalangan akademis

Advertising agenciesn5.  

·         Hotel,

·          travel,

·         catering

·         dan sebagainya

Dekorasi dan perlengkapan

·         Apakah dekorasi diperlukan?  

·         Apa tema dekorasi yang akan dipergunakan  

·         Dikerjakan sendiri, diserahkan ke EO atau ke Dekorator

·         Membuatnya atau menyewa yang sudah ada?  

·         Dekorasi apa yang  tersedia di lokasi  

·         Apa perlu koordinasi dengan tata lampu, tatansuara, penata pentas, pemandu acara dll.

  

Post Event  

·         Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara, audit penyelenggaraan dan sebagainya.

·         Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network, pengakuan/endorsement, dsb)  

·         Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat

·         Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis  

·         Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.

Press & media

·         Special deal with media relation/PR Firm

·         Press/News Release, Press Kit  

·         Press Conference/gathering

·         Press Center

·         Special admission Pas for Press

Printed Materials  

·         Invitation

·         Ticket

·         Site plan  Directory

·         Daily news letter

·         Phamphlets/poster/flyer/leaflet/folder,etc

PaS (promotion at Show)

·         Outdoor – Billboard, Petunjuk arah, Umbul-umbul, balon, dll.

·         Indoor – Vertical Banner, News clipping board, souvenir dsb.  

·         Electronic –n TV News, talk show, web site, advertisement  

·         Printed – iklan,n advertorial, berita dsb.

Evaluation  

1. Financial, participants, programn complaints, compliments, bussiness transaction, coment, request  

2. Prime target – Zero Compalint  

4. Second target – Profit at least Break Event Point.